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Em muitas empresas aplicativos como o OUTLOOK EXPRESS e o LOTUS NOTES são utilizados como meios primarios de comunicações a distância. Instant Messengers e emails são constantemente utilizados para a realização de uma troca de informações instântanea, especialmente quando uma reunião presencial ou um telefonema não são viaveis ou não são imediatas, seja por distância geográfica ou incompatibilidade de turnos.



Aplicativos como esses oferecem diversas simplificações para o tráfego de informações. Pelo Lotus Notes é possível, por exemplo, deixar todos os compromissos agendados e receber notificações dos mesmos com a antecedência desejada. É possível tambem marcar um "evento" ou reunião e com poucos cliques notificar a todas as partes interessadas por emails e mensagens. Ao receber um email é possível verificar a disponibilidade do remetente e, caso o mesmo seja verificado como online pelo Lotus Notes, responder a este email mais diretamente. Outras funções como agendamento da data e hora de envio de um email ou organização dos contatos e emails por grupos internos da empresa são caracteristicas que facilitam uma comunicação dinâmica e eficaz.