Panda General Consulting & Co.

De acordo com o PMBOK®, define-se que “a distribuição das informações envolve colocar as informações à disposição das partes interessadas no projeto no momento oportuno. A distribuição das informações inclui implementar o plano de gerenciamento das comunicações, além de responder às solicitações de informações não previstas.”

Sabe-se que a comunicação possui diversas dimensões, são elas: Escrita (por atas, emails) e oral (reuniões, telefone). Interna (entre membros da equipe e da empresa) e externa (com as partes interessadas, clientes). Formal (relatórios) e informal (memorandos notas). Por fim, vertical (entre pes-soas de ordem hierárquicas diferentes) e horizontal (entre os pares). Geralmente, todas estas dimen-sões se apresentam numa empresa e, portanto, é preciso estar atento a todas elas, fazendo uso eficaz de cada forma de comunicação.

A distribuição metódica das informações permite também que estas mesmas sejam recupera-das em momentos posteriores, caso a empresa veja necessidade. Bancos de dados eletrônicos, arqui-vamentos manuais de arquivos, dentre outros meios são formas de manter arquivadas as informações e recuperá-las quando necessário.

Com esta compilação de informações arquivadas é possível sempre fazer uma revisão do pro-jeto e tirar dele lições – pontos positivos e negativos dentro do planejamento e execução deste projeto, criando assim uma sessão de lições aprendidas. Estas lições podem, e devem, ser repassadas para a equipe, em uma reunião ou de outra forma, visando atualizar a base de conhecimento, aperfeiçoar as habilidades da equipe e evitar a repetição de quaisquer erros em projetos futuros.